Was kostet Individualsoftware? Preise und Beispiele für KMU

„Was kostet eigene Software?" ist die erste Frage in fast jedem Erstgespräch, und die, um die sich die meisten Anbieter herumdrücken. Hier die Antwort, so ehrlich wie möglich: mit Preisspannen nach Projektgrösse, zwei nachvollziehbaren Beispielrechnungen und einer Gegenrechnung zur Miet-Software über fünf Jahre. Wir entwickeln Individualsoftware aus Rotkreuz im Kanton Zug, für KMU in der ganzen Schweiz, und die Zahlen in diesem Artikel sind dieselben, mit denen wir intern rechnen.

Die grobe Landkarte: Preisspannen nach Projektgrösse

Individualsoftware kostet in der Schweiz zwischen CHF 10’000 und CHF 500’000. Das ist eine ehrliche Antwort, aber keine brauchbare. Brauchbar wird sie erst, wenn man den Umfang kennt. Drei Grössenordnungen decken fast alle Anfragen ab, die bei uns eintreffen:

Die Spannen überlappen sich bewusst. Ein kleines Werkzeug mit einer aufwendigen Schnittstelle kann teurer sein als eine schlanke Fachanwendung ohne Schnittstellen. Die Grösse eines Projekts hängt weniger davon ab, wie wichtig es für Ihr Unternehmen ist, sondern davon, wie viele unterschiedliche Dinge die Software können muss.

Wichtig für die Planung: Bei uns gibt es nach einer ersten Einschätzung einen Fixpreis. Die Spannen oben sind der Rahmen, in dem sich diese Einschätzung bewegt, nicht ein Stundenzähler, der nach oben offen ist.

Wie lange echte Projekte gebraucht haben

Zahlen aus dem eigenen Haus sagen mehr als Durchschnittswerte aus Umfragen. Vier Beispiele, bei denen wir die Dauer nennen können:

• Die Kalkulations-Software Easy-FM, eine eigenständige Web-Applikation, die Reinigungs- und Unterhaltsaufwände im Facility Management berechnet, entstand in 10 Wochen.
• Die Bestellplattform plaene-scannen.ch mit Live-Preisrechner und kompletter Bestellabwicklung in vier Sprachen stand nach einer Woche.
• Die CAFM-Software easyCAFM, die von der Flächenerfassung über die Kalkulation bis zur Personalplanung und zum Offert-PDF alles abdeckt, brauchte 8 Wochen Entwicklung.
• Die Mitgliederverwaltung Cliantra war nach 4 Wochen im Betrieb, weil wir eine bestehende Open-Source-Basis auf den Verband zugeschnitten haben, statt neu zu bauen.

Die Dauer ist nicht dasselbe wie der Preis, aber sie zeigt, wie unterschiedlich gross „Software" sein kann: von einer Woche bis zu zehn, mit entsprechend unterschiedlichem Aufwand.

Zwei Beispielrechnungen, Schritt für Schritt

Preisspannen sind gut, Rechnungen sind besser. Beide Beispiele rechnen mit unserem Stundensatz von CHF 180 und listen alle Annahmen auf. Die Stundenzahlen sind realistische Schätzungen für ein sauber abgegrenztes Projekt, kein Angebot. Ihr Projekt sieht anders aus, die Rechenweise bleibt dieselbe.

Beispiel 1: Offertrechner für einen Handwerksbetrieb

Ausgangslage: Ein Betrieb mit fünf Mitarbeitenden erstellt Offerten heute in Excel. Jeder rechnet ein bisschen anders. Gewünscht ist ein Rechner im Browser, der aus Masse, Material und Arbeitsstunden einen Preis ermittelt und ein Offert-PDF erzeugt. Die Preislisten sollen im Betrieb selbst gepflegt werden können.

Rechnung: 86 Stunden x CHF 180 = CHF 15’480. Dazu optional das Hosting bei uns für CHF 300 pro Jahr. Im ersten Jahr also CHF 15’780, danach CHF 300 pro Jahr, solange Sie das Hosting wollen. Das Beispiel liegt mitten in der Spanne für ein fokussiertes Werkzeug.

Beispiel 2: Auftragsverwaltung mit zwölf Benutzern

Ausgangslage: Ein Dienstleistungsbetrieb mit zwölf Mitarbeitenden verwaltet Aufträge in drei Excel-Dateien und einem Kalender. Gewünscht ist eine Fachanwendung mit Benutzerrollen (Disposition, Aussendienst, Geschäftsleitung), Auftragserfassung, Planung, Statusverfolgung, Auswertungen und einer Verbindung zur bestehenden Buchhaltung. Die Altdaten aus Excel sollen übernommen werden.

Rechnung: 296 Stunden x CHF 180 = CHF 53’280. Mit optionalem Hosting für CHF 300 pro Jahr sind das CHF 53’580 im ersten Jahr. Das Beispiel liegt im mittleren Bereich einer ausgewachsenen Fachanwendung. Hätte der Betrieb keine Buchhaltungsanbindung und keine Altdaten, wären es 64 Stunden weniger, also CHF 11’520 weniger. Genau solche Posten entscheiden über den Preis, nicht die Zahl der Benutzer.

Die vier Kostentreiber

Vier Dinge bestimmen fast den gesamten Preis. Wer sie kennt, kann schon vor dem ersten Gespräch gut abschätzen, in welcher Spanne das eigene Projekt landet.

1. Die Zahl der unterschiedlichen Abläufe. Jede Maske, jeder Prozess, jede Sonderregel ist Arbeit: entwerfen, bauen, testen, dokumentieren. Zehn ähnliche Formulare sind günstiger als fünf völlig verschiedene. Fragen Sie sich: Wie viele wirklich unterschiedliche Dinge muss die Software können?

2. Die Verbindungen zu bestehenden Programmen. Buchhaltung, Lagersystem, Online-Shop, E-Mail-Versand, Zahlungsanbieter: Jede Verbindung ist ein eigenes kleines Projekt. Gut dokumentierte Schnittstellen sind in wenigen Tagen angebunden. Alte Systeme ohne Schnittstelle können der teuerste Posten im ganzen Projekt sein.

3. Die Benutzerstruktur. Eine Anwendung für drei interne Personen mit denselben Rechten ist einfach. Rollen, Freigaben, Kundenzugänge, Mandanten oder Mehrsprachigkeit erhöhen den Aufwand, weil jede Sicht auf die Daten gebaut und getestet werden muss. Die reine Nutzerzahl ist dagegen selten ein Treiber: Ob 10 oder 100 Personen mit der Software arbeiten, ändert am Entwicklungsaufwand fast nichts. Bei Miet-Software ist das anders, dort kostet jeder Nutzer jeden Monat.

4. Die Datenmenge und die Übernahme aus Altsystemen. Mit leerer Datenbank zu starten ist günstig. Zehn Jahre gewachsene Excel-Dateien, doppelte Kundeneinträge und drei Schreibweisen für dieselbe Adresse müssen bereinigt werden, bevor sie ins neue System dürfen. Das ist oft mehr Arbeit, als Kunden erwarten, und wir sprechen es deshalb früh an.

Was den Preis dagegen kaum beeinflusst: die Branche, das Design (solange es sauber und funktional sein soll) und ob die Software im Browser oder als App auf dem Handy läuft. Solange sie dieselben Abläufe abbildet, bleibt der Aufwand ähnlich.

Mieten oder besitzen: die Rechnung über fünf Jahre

Miet-Software (SaaS) wirkt günstig, weil die Zahl klein ist: CHF 30 bis 80 pro Nutzer und Monat. Die Rechnung wird erst über die Jahre interessant. Wir vergleichen drei Varianten für einen Betrieb mit 15 Mitarbeitenden: eine günstige Miet-Lösung, eine teure Miet-Lösung und die eigene Fachanwendung aus Beispiel 2 (CHF 53’280 einmalig plus CHF 300 Hosting pro Jahr). Alle Beträge sind kumuliert, also bis Ende des jeweiligen Jahres bezahlt.

Annahmen: 15 Nutzer x CHF 30 x 12 Monate = CHF 5’400 pro Jahr, beziehungsweise 15 Nutzer x CHF 80 x 12 Monate = CHF 14’400 pro Jahr. Keine Preiserhöhungen, keine zusätzlichen Nutzer, keine kostenpflichtigen Zusatzmodule. Das ist die freundlichste Annahme für die Miete.

Was die Tabelle ehrlich zeigt: Gegen die günstige Miet-Lösung gewinnt die eigene Software über fünf Jahre nicht, wenn man nur den Preis anschaut. Gegen die teure Miet-Lösung ist sie ab dem vierten Jahr günstiger, und von da an jedes Jahr um CHF 14’100. Nach zehn Jahren liegt der Unterschied bei über CHF 85’000.

Was die Tabelle nicht zeigt, ist meist entscheidender: Miete hört nie auf, und am Ende gehört Ihnen nichts. Preise steigen, Nutzer kommen dazu, und die Miet-Software bildet Ihren Ablauf nur so gut ab, wie es der Hersteller für alle seine Kunden vorgesehen hat. Eigene Software ist einmal bezahlt und gehört Ihnen, mit Quellcode. Erweiterungen kosten nur, wenn Sie sie wollen. Den ausführlichen Vergleich beider Modelle, inklusive der Fälle, in denen Miete die bessere Wahl ist, finden Sie im Artikel Individualsoftware vs. SaaS.

Die erste Version klein halten

Der wirksamste Hebel gegen hohe Kosten ist nicht ein tieferer Stundensatz, sondern ein kleinerer Umfang der ersten Version. Fast jede Anfrage, die bei uns eintrifft, enthält Wünsche für drei Jahre. Das ist gut, denn die Richtung muss klar sein. Gebaut werden sollte aber zuerst nur, was ab dem ersten Tag Zeit spart.

So gehen wir vor:

• Den einen Ablauf finden, der am meisten weh tut. Meist ist es der, bei dem heute Daten von Hand von einem Programm ins andere übertragen werden. Dieser Ablauf ist die erste Version.
• Auswertungen auf später verschieben. Berichte sind leicht zu wünschen und aufwendig zu bauen. Solange die Daten sauber erfasst sind, lassen sie sich jederzeit nachrüsten.
• Schnittstellen erst, wenn der Kern läuft. Wenn ein Export als Datei für die ersten Monate reicht, spart das Tage. Die automatische Anbindung kommt in Phase zwei.
• Sonderfälle bewusst weglassen. Der eine Kunde mit der Spezialregel wird in der ersten Version von Hand bedient. Das ist billiger, als die Regel sofort einzubauen.
• Offene Fragen vor dem Start klären. Änderungen während der Entwicklung kosten am meisten, weil Gebautes wieder angefasst wird. Eine Stunde Abklärung spart oft einen Tag Umbau.

Dass das funktioniert, zeigt easyCAFM: Nach vier Wochen war eine erste nutzbare Version mit Erfassung und Kalkulation im Einsatz, mit echten Objekten. Planung, Aufträge und Mängelwesen kamen in den zweiten vier Wochen dazu. Bei plaene-scannen.ch waren Preislogik und Bestellablauf am ersten Tag definiert, am dritten Tag lief der Rechner intern. Beide Projekte wurden nicht kleiner gedacht, sondern in der richtigen Reihenfolge gebaut.

Für Sie heisst das: Die erste Version einer Fachanwendung muss nicht CHF 53’000 kosten. Wer mit dem Kern startet und Schnittstellen, Datenübernahme und Auswertungen auf eine zweite Phase legt, landet oft in der Spanne eines fokussierten Werkzeugs und entscheidet nach ein paar Monaten echter Nutzung, was wirklich fehlt.

Wann Sie keine Individualsoftware brauchen

Es gibt Anbieter, die immer zur Neuentwicklung raten, weil sie daran verdienen. Wir sagen lieber vorher, wann eigene Software die falsche Antwort ist:

• Ihr Ablauf ist gängig. Buchhaltung, Lohn, E-Mail, Terminbuchung, einfache Zeiterfassung: Dafür gibt es ausgereifte Fertigprogramme, die Ihren Fall gut abdecken. Kaufen Sie das fertige Programm. Eigene Software lohnt sich dort, wo Ihr Ablauf anders ist als der Ihrer Mitbewerber, nicht dort, wo er gleich ist.
• Ihr Ablauf ist noch nicht stabil. Wenn sich der Prozess alle paar Wochen ändert, weil das Unternehmen ihn selbst noch sucht, ist Software zu früh. Stabilisieren Sie ihn erst in Excel oder mit einem Standardwerkzeug, und lassen Sie ihn dann bauen.
• Das Budget liegt klar unter CHF 10’000. Darunter entsteht keine saubere Individualsoftware, die Übergabe, Tests und Dokumentation einschliesst. Eine gut eingerichtete Standardlösung ist in diesem Fall die ehrlichere Empfehlung.
• Eine bewährte Basis passt zu 80 Prozent. Dann ist Anpassen klüger als Neubau. Genau das haben wir bei der Mitgliederverwaltung Cliantra gemacht: eine frei verfügbare Open-Source-Software auf die Abläufe des Verbands zugeschnitten, ohne Lizenz pro Nutzer, bewusst günstiger für den Kunden, als eine Neuentwicklung gewesen wäre.

Welche sieben Fragen bei diesem Entscheid helfen, steht im Artikel Standardsoftware oder Individualsoftware?. Falls Sie nach dem Lesen zum Schluss kommen, dass ein Fertigprogramm reicht, haben Sie viel Geld gespart. Falls nicht, wissen Sie jetzt, warum.

Ihren Rahmen in zwei Minuten

Alles in diesem Artikel sind Spannen und Beispiele. Ihre Zahl hängt von Ihren Abläufen, Ihren Schnittstellen, Ihrer Benutzerstruktur und Ihren Daten ab. Der schnellste Weg dorthin: unser Preisrechner. Ein paar Fragen zu Ausgangslage und Umfang, und Sie erhalten in zwei Minuten eine ehrliche Ersteinschätzung mit Fixpreis, bevor Sie sich festlegen. Danach sprechen wir darüber, was in die erste Version gehört und was warten kann.

Häufige Fragen