Excel ersetzen: Wann sich eigene Software lohnt

Vorweg: Wir mögen Excel. Es ist eines der nützlichsten Programme überhaupt, flexibel, vertraut, sofort einsatzbereit. Die Frage ist nicht, ob Excel gut ist. Die Frage ist, ob Ihre Firma ihm entwachsen ist.

Die fünf Warnsignale

1. Nur noch eine Person versteht die Datei. Die Tabelle mit den 14 verknüpften Blättern und den Formeln, die niemand mehr anfassen darf? Wenn dieses Wissen an einer Person hängt, hängt Ihr Ablauf an einer Person, Ferien, Kündigung, Krankheit werden zum Betriebsrisiko.

2. Dieselben Daten werden mehrfach erfasst. Der Kunde steht in der Auftragsliste, im Rechnungsblatt und in der Adressdatei, und nach dem Umzug stimmt er nur noch in einer davon. Mehrfacherfassung ist die häufigste Fehlerquelle überhaupt.

3. Versionschaos: „Angebot_final_v3_NEU_wirklich.xlsx" Wenn per E-Mail hin- und hergeschickte Kopien kursieren, weiss niemand mehr, welche Zahl gilt. Mehrere Personen, eine Wahrheit, das kann Excel geteilt nur begrenzt, eine echte Anwendung kann es immer.

4. Die Tabelle rechnet, aber niemand kann es begründen. Sobald Kalkulationen gegenüber Kunden oder Vorgesetzten begründbar sein müssen, braucht es nachvollziehbare Rechenwege statt gewachsener Formeln. Genau dafür haben wir Easy-FM gebaut, und für den grossen Rahmen easyCAFM, wo aus Schätzen Rechnen wurde.

5. Handarbeit, die ein Computer erledigen könnte. Jeden Montag Zahlen zusammenkopieren, jeden Monat denselben Bericht bauen? Wiederkehrende Schritte sind der Punkt, an dem Software anfängt, sich selbst zu bezahlen, mehr dazu im Artikel Prozesse automatisieren im KMU.

Wann Excel völlig reicht

Ehrliche Gegenrechnung: Wenn eine Person mit der Tabelle arbeitet, die Datenmenge überschaubar bleibt, nichts mehrfach erfasst wird und keine Begründungspflicht besteht, bleiben Sie bei Excel. Eine Software für ein Problem, das keines ist, wäre rausgeworfenes Geld, und das sagen wir Ihnen auch so.

Der Weg heraus, kleiner als gedacht

„Excel ablösen" heisst nicht, alles auf einmal zu ersetzen. Meist beginnt es mit dem einen Ablauf, der am meisten schmerzt: die Auftragsliste, die Kalkulation, die Einsatzplanung. Eine erste nutzbare Version steht oft nach wenigen Wochen, Ihre bestehenden Daten nehmen wir dabei mit.

Was das kosten würde? Die ehrlichen Spannen stehen im Artikel Was kostet Individualsoftware?, und Ihren konkreten Rahmen nennt der Preisrechner nach zwei Minuten.